※注意
この章は、小難しい理屈を書いてるだけなんで、「へー」って読み流してください。
急ぐ人は読み飛ばしても構いません。
教養といって良いレベルの話なんで、理解する必要性も微妙です。

　現在良く使われている、ファイルを管理する方法論は、大きく分けて３種類だと思います。

　最近、流行ってきだしたタイプです。
　例えばiPhoneのカメラロールなんか良い例ですね。
　実体は、カメラロールに存在し、管理用のタグを付けて仮想のフォルダーで参照できるわけです。
　この方式のメリットは、実体が１個なのに複数の意味を持たせてファイルが管理できることです。

　例えば、この絵ですがどのように分類するでしょうか？

　鳥、鶴、壁紙に使っても良い絵、写真・・・と色々な分類ができると思います。

　つまりWindows的な表現をすると、それぞれの分類用のフォルダーを作って
　各フォルダーにはショートカットが格納されているようなイメージでしょうか。
　実際には、仮想フォルダーに配下の情報を持たせているのだと思います。

　この方式のデメリットは、いちいち手動で分類してやらなきゃいけないんですね。
　タグを自動で推測する知識ベースの検索エンジンか、生成できる人工知能か、自動取得するようなカラクリがない限り、手間が減ることは無いと言えるでしょう。
　あと、タグの最大の弱点は「俺様ルール」で共有がしにくいんですよね。
　普及してくれば、この辺りの管理の仕組みが良くなってくるかも知れませんが、近年すさまじく進歩しているとはいえ、まだまだ足りません。

　私のiPhoneには画像が４００枚くらいありますが、カテゴリ分けは壁紙に使える系と、鑑賞系、自分で撮影という３つのジャンルにしか分けることしかできず、混沌状態になっています。

　複数のファイルに意味を持たせ、それを連結/分類する方法です。
　扱う情報も利用価値が高かったり、機密性が高かったり、厳重な管理が必要なものである場合がほとんどです。
　例えば工業系のＰＤＭだと
　製品名
　　┣(イラスト、写真、スペックシート(Excel))
　　┗組み合わせ部品名
　　　(図面(CAD)、ドキュメント(WORD)、各種資料(Excel))
　　　　┣単体部品
　　　　┃(図面(CAD)、ドキュメント(WORD)、各種資料(Excel))
　　　　┗使い回し部品
　　　　　(別の場所にリンク)

　以前、例示したものと似ていますが、カテゴリごとに分類されて、個々の資料はそれだけでは意味を成さない構成になります。
　厳密なルール付けの管理や、ユーザー単位での役割の管理の機能を持っているのが一般的だと思います。
　あらかじめカテゴリ分類しておかないと登録も許されない構造なので、上記のタグ管理という概念も必要ないんです。

　また、この製品名や各種部品などのツリー単位で分岐し、情報を系統立てて管理し、誤操作はもちろん、資料の不正利用すらも防止します。
　ワークフローといった仕事の流れなども情報として盛り込まれたり、更新情報をメールで通知したりと、様々な機能を持っています。
　主に生産管理や、製品データ、設計データなど、会社などの業務レベルでファイルを管理するために使用されています。

　この方式のデメリットは、普通に売り物なので、下手すりゃ数百万～億円単位の高額なシステムになりがちです。
　ぶっちゃけ私も、この手の売り物ソフトに携わってた事もありまして、有用性を否定するつもりはありませんが、個人レベルでどうにかなるものではありません。
　まぁ、こんな考え方があるんだよって事だけ認識してください。

　はるか昔、ＵＮＩＸのディレクトリ管理システムの流れを汲んだ、システム的なファイルの管理方法です。
　（厳密な意味は違いますが、ディレクトリ＝フォルダーと考えて差し支えありません）
　古くはＦＤとか、今ではエクスプローラーで直接操作できるもので、ＯＳが提供する階層付きのファイルの格納＆分類システムを利用することになります。
　一番古い古典的手法ですが、システムに密着した生の状態の情報を利用できるため、今でも広く利用されています。

　欠点は、あまりにも自由度が高いので、自分でちゃんとしたルールを作らないと混沌状態になります。
　無秩序と言って良いほど、自由すぎるんです。

　余談ですが、Windows 7のライブラリや、ユーザーディレクトリは、タグ付け型とディレクトリ管理型の混在タイプです。
　中途半端で、生の情報も参照でき、やろうと思えば完膚なきまでぶっ壊すこともできるもんだからトラブルの原因になるんですよ。

　ざっとまとめに入ります。
　異論はあると思いますが、大体こんな感じでしょうか。

管理法	登録の自由度	整理のタイミング	ルールの厳密さ	作業量	維持管理作業
タグ付け型	自由	後から整理可能	タグ付けという緩いルール	作業多い	やや多い
ＰＤＭ型	制限あり	最初から整理された状態を維持	非常に厳密	最初多い	極小
ディレクトリ管理型	自由	後から整理可能	ピンキリ	普通	やや多い

　さて、現在のファイル管理の方法の分類という括りで紹介しましたが、結局のところ個人でWindowsを使う以上は「3.ディレクトリ管理型」に縛られるわけです。
　ですから「どういうルールでファイルを格納するのよ？」というのは、誰かが決めなきゃなりません。
　そして「ＰＣの用途の数」だけ、最適であろうと言われるルールが存在しますし、何が最適か？なんて人それぞれです。
　というわけで、ルールは自分で考えましょうねという事になります。

　もちろん、ルール付けなんて難しく考えることはありません。
　ブラウザのお気に入りとか、階層を作ってまとめたりしますよね？
　全く同じ事です。
　ですから、知識としてこういうのもあるんだよ風味で、気楽に考えていただければ幸いです。